Le flex office : une nouvelle tendance dans le monde professionnel

Le flex office est la nouvelle approche en matière d'aménagement des espaces de travail pour les entreprises. Cette méthode révolutionnaire remplace progressivement les bureaux traditionnels et encourage un environnement de travail dynamique, collaboratif et multiforme.

Dans cet article, nous allons aborder quelques questions clés concernant le fonctionnement du flex office, sa mise en place et ses avantages pour votre entreprise.

Qu'est-ce que le flex office ?

Le flex office, également connu sous le nom de bureau partagé ou non territorial est un concept d'aménagement des espaces de travail où il n'y a pas d'attribution fixe de postes de travail aux salariés. Les employés ont ainsi la liberté de choisir l'espace où ils souhaitent travailler chaque jour, en fonction de leurs besoins, missions et projets. En d'autres termes, les bureaux sont mis à disposition des salariés selon leurs préférences et n'appartiennent plus à quelqu'un en particulier. Les espaces proposés sont souvent diversifiés : canapés, tables debout, box fermés, etc.

Comment mettre en place le flex office ?

Mettre en place le flex office nécessite une approche méticuleuse et bien planifiée, comprenant notamment :

1. Évaluer les besoins réels de vos salariés en matière de postes de travail et d'espaces de collaboration. Il s'agit d'examiner les différents types de fonctions exercées par vos employés et déterminer quelles sont les configurations les plus adaptées pour chaque activité. Cet exercice vous aidera à définir les espaces dont vous avez besoin lorsque vous commencerez le processus d'aménagement.
2. Communiquer clairement et en amont avec vos salariés afin qu'ils comprennent la démarche et participent au changement. L'idée est d'expliquer pourquoi vous optez pour une organisation flex office, comment cela va fonctionner concrètement et de répondre aux éventuelles préoccupations ou questions.
3. Repenser l'aménagement des bureaux pour créer un cadre propice au travail nomade. Cela implique de proposer une diversité de postes de travail et de zones pour satisfaire tous les besoins (open-space, bureaux fermés, salles de réunion, espace détente, etc.).
4. Pour accompagner cette transformation d'organisation, il est également essentiel de mettre à disposition du matériel informatique adapté, comme les ordinateurs portables et les accès Wi-Fi sécurisés, pour garantir la sécurité des données ainsi que la mobilité des employés.
5. Finalement, n'oubliez pas de planifier un système de gestion et de réservation des postes de travail et des salles de réunion, via par exemple une application interne et facile d'utilisation accessible par smartphone ou ordinateur.

Pourquoi adopter le flex office ?

Plusieurs raisons peuvent pousser une entreprise à opter pour le flex office, notamment :

Promouvoir la collaboration

Le fait de ne pas attribuer un bureau fixe à chaque salarié encourage le travail en équipe et les interactions entre employés. Ils auront ainsi l'opportunité de travailler avec des collègues de différents services ou expertises, ce qui stimulera l'échange d'idées et la créativité au sein des projets.

Gagner en efficacité et bien-être

Le flex office permet de s'adapter aux besoins individuels de chaque salarié en termes de confort et de préférences. Ainsi, ils seront plus enclins à choisir le poste de travail où ils se sentent le plus productifs, déterminant eux-mêmes leur environnement de travail idéal. De plus, en offrant des espaces de détente ou de concentration, il est également possible d'améliorer le bien-être général au travail.

Optimiser les coûts

Le nombre de postes nécessaires étant moins important que dans les bureaux traditionnels, le flex office peut permettre une réduction significative des coûts d'aménagement et d'entretien notamment si vous avez noté des pics de présence au bureau fluctuants (télétravail, congés...).

Favoriser la mobilité interne et externe

En intégrant le télétravail ou en facilitant les déplacements professionnels, les organisations peuvent tirer pleinement profit de la capacité à collaborer à distance et à travailler n'importe où, n'importe quand. La mise en place du flex office contribue donc à ce mouvement de mobilité et s'adapte aux nouveaux modes de vie des employés.

En somme, le flex office est un concept d'aménagement innovant qui répond aux évolutions du monde professionnel moderne. Il permet de créer un environnement de travail dynamique, favorisant la collaboration et l'échange au sein de l'entreprise tout en optimisant les coûts liés au lieu de travail. Mettre en place ces nouvelles formules demande une bonne réflexion ainsi qu'une communication claire avec les salariés pour assurer une transition réussie.