Les défis des appels téléphoniques dans un open space : solutions et astuces

Les appels téléphoniques en open space représentent un défi quotidien pour de nombreux collaborateurs. Entre le besoin de confidentialité et la nécessité de ne pas déranger ses collègues, trouver le juste équilibre devient essentiel pour maintenir un environnement de travail productif.

L'impact des nuisances sonores dans un open space

Les open spaces, malgré leurs avantages en termes de collaboration, peuvent rapidement devenir des sources de stress et de distraction. Le bruit ambiant, particulièrement celui des conversations téléphoniques, peut avoir un impact significatif sur la concentration et l'efficacité des employés.

L'excitation de travailler dans un environnement dynamique peut vite se transformer en frustration face au brouhaha constant. Les appels incessants des voisins bureau rendent difficile la réalisation de tâches importantes.

Les effets négatifs du bruit sur la productivité sont bien connus :

• Diminution de la concentration
• Augmentation du stress
• Baisse de la créativité
• Fatigue accrue

Pour les métiers qui ont besoin de longues périodes de concentration ininterrompue, ces perturbations peuvent être particulièrement problématiques. Il est donc primordial de mettre en place des solutions pour atténuer ces nuisances sonores et créer un environnement de travail plus serein.

Solutions acoustiques pour un open space plus calme

Face à ces défis, plusieurs solutions s'offrent aux entreprises et aux espaces de coworking pour améliorer l'acoustique et réduire les perturbations liées aux appels téléphoniques.

L'installation de cabines acoustiques est l'une des solutions les plus efficaces. Ces espaces isolés permettent aux employés de passer leurs appels en toute tranquillité, sans déranger leurs collègues. 

Solution idéale pour les appels téléphoniques en open space, en installant une phone box vous offrez de la confidentialité et du confort à vos collaborateurs.

Avantages des cabines acoustiques :

• Isolation sonore : réduit le bruit entrant et sortant
• Confidentialité : les conversations restent privées
• Flexibilité : peut être déplacée ou réaménagé selon les besoins

Des règles collectives pour un meilleur environnement sonore

La mise en place de bonnes pratiques s'avère indispensable pour harmoniser l'open space.

Quelques pistes de réfléxion qui peuvent être adaptées à votre entreprise :

1. Désigner des zones dédiées aux appels : Créer des espaces spécifiques pour les conversations téléphoniques peut aider à contenir le bruit et à préserver la tranquillité des zones de travail principales.
2. Établir des plages horaires pour les appels : Définir des moments de la journée dédiés aux appels non urgents peut aider à structurer le travail et à minimiser les interruptions.
3. Promouvoir l'utilisation de la messagerie instantanée : Encourager l'utilisation de chats ou de messages pour les communications brèves peut réduire le nombre d'appels nécessaires.
4. Sensibiliser à l'importance du volume de la voix : Former les employés à parler doucement lors des appels peut faire une grande différence dans l'ambiance sonore globale.

Équipements pour améliorer la qualité des appels

Investir dans des équipements adaptés peut non seulement améliorer la qualité des appels, mais aussi contribuer à réduire les nuisances sonores pour l'entourage. Voici quelques options que j'ai trouvées particulièrement utiles :

Casques avec suppression de bruit active : Ces dispositifs permettent de s'isoler efficacement du bruit ambiant tout en limitant la propagation de sa propre voix. J'utilise personnellement un casque de ce type, et la différence est notable, tant pour moi que pour mes collègues.

Microphones directionnels : Ces microphones captent principalement la voix de l'utilisateur, réduisant par voie de conséquence la nécessité de parler fort pour être entendu clairement.

Logiciels de filtrage du bruit : Certaines applications de visioconférence intègrent désormais des fonctionnalités de suppression du bruit de fond, améliorant la clarté des appels même dans des environnements bruyants.

L'utilisation combinée de ces équipements peut grandement améliorer l'expérience des appels téléphoniques en open space, tant pour celui qui passe l'appel que pour son entourage.

En mettant en œuvre ces solutions et en adoptant ces bonnes pratiques, il est possible de créer un environnement de travail ouvert qui favorise à la fois la collaboration et la concentration. Pour les professionnels comme moi, qui naviguent entre différents espaces de coworking, ces améliorations font toute la différence dans notre productivité quotidienne et notre bien-être au travail.

L'aménagement des espaces de travail partagés nécessite une approche complète de l'entière et des collaborateurs, combinant solutions techniques et bonnes pratiques. Les entreprises qui investissent dans ces aménagements constatent rapidement une amélioration notable de la qualité de vie au travail.

La productivité augmente naturellement grâce à une meilleure gestion des nuisances sonores, tandis que les échanges professionnels gagnent en efficacité.

L'équilibre entre vie collective et besoins individuels en open space reste un défi permanent, mais les solutions présentées permettent d'y répondre efficacement. En adoptant ces recommandations, les organisations créent un environnement propice à la concentration et au bien-être de leurs équipes.